Gantt Chart voor het plannen van activiteiten

Wat is een Gantt Chart

Een Gantt Chart is een van de meest gebruikte tools voor het plannen van activiteiten. Een Gantt Chart biedt door middel van een grafische weergave inzicht in de activiteiten die in een planning uitgevoerd moeten worden. Dit zorgt voor een overzicht van de uit te voeren én lopende activiteiten.

Inhoudsopgave

Waarom een Gantt Chart toepassen? 

Een Gantt Chart is zeer geschikt voor het overzichtelijk plannen van activiteiten in een project. Door de activiteiten in een Gantt Chart te plannen is er direct inzicht in de status van een project. Denk hierbij aan de doorlooptijd, de afhankelijkheden en de vorderingen van een project. Daarnaast wordt het ontwikkelen van een Gantt Chart tegenwoordig door de meeste projectplanning-software ondersteund. Hierdoor is het eenvoudig om verschillende scenario’s inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld gevolgen in de planning wanneer een bepaalde activiteit vertraging oploopt. 

Gantt Chart maken

Het is mogelijk zelf een Gantt Chart te maken aan de hand van zes stappen. Deze stappen zijn als volgt:

1. Bepaal de activiteiten die nodig zijn;
2. Zet de activiteiten op volgorde;
3. Selecteer de afhankelijkheden;
4. Bepaal het aantal uren;
5. Bepaal wie de activiteiten gaan uitvoeren;
6. Stel de doorlooptijd vast.

Stap 1: Bepaal de activiteiten die nodig zijn

De eerste stap voor het maken van een Gantt Chart is het bepalen van de benodigde activiteiten. Dit zijn alle activiteiten welke noodzakelijk zijn om het project te realiseren. Door middel van een brainstorm sessie kunnen de betreffende medewerkers bepalen welke activiteiten dat zijn. Tijdens deze brainstorm sessie worden alle mogelijke activiteiten genoteerd, ongeacht of deze juist of onjuist zijn. Het is namelijk belangrijk dat niets over het hoofd wordt gezien. Onjuiste activiteiten worden vervolgens uitgesloten.

Stap 2: Zet de activiteiten op volgorde

In stap twee worden de activiteiten uit de eerste stap op volgorde gezet. Niet alle activiteiten kunnen gelijktijdig uitgevoerd worden. Bijvoorbeeld doordat soms een activiteit pas kan starten nadat een andere activiteit afgerond is. Of omdat er onvoldoende beschikbare middelen zijn om alle activiteiten gelijktijdig te laten verlopen. Het team stelt vast in welke volgorde de activiteiten uit de eerste stap uitgevoerd moeten worden. Dit gebeurt onder leiding van de projectmanager.

Stap 3: Selecteer de afhankelijkheden

In de derde stap wordt bepaald welke activiteiten afhankelijk zijn van elkaar. Veel activiteiten zijn van elkaar afhankelijk en hebben zodoende een relatie met elkaar. Deze relatie moet vastgelegd worden. Dit zorgt ervoor dat bij herplanning de activiteiten in een juiste volgorde uitgevoerd worden. Door alle afhankelijkheden vast te leggen wordt ook het kritieke pad bekend. Het kritieke pad is een van de belangrijkste aspecten van een planning en wordt duidelijk zichtbaar in een Gantt Chart. Het kritieke pad bestaat uit afhankelijke activiteiten, waarbij de volgende activiteit mag pas starten wanneer de vorige voltooid is. Dit is de kortste doorlooptijd van het project. 

Stap 4: Bepaal het aantal uren

In stap vier van het maken van een Gantt Chart worden de benodigde uren per activiteit inzichtelijk gemaakt. Deze uren betreffen de nettotijd die aan een activiteit besteed moet worden voor het voltooien van de activiteit. De projectmanager bepaalt door hoeveel medewerkers een activiteit wordt uitgevoerd. Er wordt in deze stap van het maken van een Gantt Chart alleen nog gesproken over het aantal toe te wijzen medewerkers per activiteit. Welke medewerker welke activiteit gaat uitvoeren wordt hier in deze stap nog niet bepaald. Naast het te bepalen aantal medewerkers wordt ook het aantal te besteden uren per medewerker beschreven. Het aantal te besteden uren per medewerker opgeteld komt overeen met de nettotijd van de activiteit. 

Bij het toewijzen van één of meerdere medewerkers aan een activiteit geldt dat er niet onbeperkt resources toegevoegd kunnen worden. Wanneer meerdere medewerkers aan een activiteit worden toegewezen is ook meer overleg nodig. Daarnaast zal naarmate het aantal deelnemers toeneemt de efficiëntie van het uitvoeren van een activiteit afnemen. Hierdoor neemt de nettotijd toe.  

Voor het bepalen van het aantal benodigde uren per activiteit worden twee schattingen gemaakt, namelijk een pessimistische schatting en een opportunistische schatting. Bij een pessimistische schatting wordt het aantal benodigde uren ruim ingeschat, waarbij ruimte is voor vertraging. Bij een opportunistische schatting wordt het aantal uren ingeschat dat besteed wordt aan een activiteit, waarbij alles perfect verloopt. Vervolgens wordt het gemiddelde aantal uren van beide inschattingen gebruikt als richtlijn voor de te plannen activiteiten. 

Stap 5: Bepaal wie de activiteiten gaan uitvoeren

In stap vijf voor het maken van een Gantt Chart wordt bepaald wie de activiteiten gaan uitvoeren. Het toewijzen van een bepaalde medewerker aan een activiteit kan van invloed zijn op het aantal benodigde uren voor die activiteit. Dit komt doordat het niveau van expertise per medewerker verschilt. Wanneer een activiteit door een onervaren persoon wordt uitgevoerd duurt deze meestal langer dan wanneer deze door een ervaren persoon wordt uitgevoerd. Zodoende kan er nog eventueel een bijstelling plaatsvinden met betrekking tot de uren van de activiteiten, afhankelijk van wie de activiteiten gaan uitvoeren. Met het bepalen van de personen die de activiteiten gaan uitvoeren, worden ook de verantwoordelijkheden bepaald. 

Stap 6: Stel de doorlooptijd vast

In de zesde en laatste stap van het maken van een Gantt Chart wordt de doorlooptijd vastgesteld. In de eerdere stappen is bepaald hoeveel uren elke activiteit in beslag neemt. Daarnaast is bepaald wie welke activiteiten uitvoert. Hierbij is het belangrijk inzichtelijk te maken hoeveel uur iedere medewerker aan een activiteit dient te besteden. Ook is het van belang te weten op welke dagen de medewerkers werken. Op basis van deze informatie wordt de doorlooptijd van het project bepaald. 

Door alle activiteiten te visualiseren op de Gantt Chart is zichtbaar hoe lang het project gaat lopen. Op deze manier wordt ook duidelijk of het project een te lange doorlooptijd heeft. Wanneer dit het geval is kan worden gekeken hoe de doorlooptijd ingekort kan worden. Hiervoor worden de eerdere stappen van de Gantt Chart nogmaals doorlopen. 

Kritiek op de Gantt Chart

Ondanks dat een Gantt Chart op een zeer overzichtelijke manier activiteiten in een project visualiseert zijn er ook een aantal punten van kritiek. Zo geldt voor grote projecten die uit veel activiteiten bestaan dat deze in een Gantt Chart vrij snel complex worden. Tientallen of honderden taken weergeven op één Gantt Chart wordt al snel lastig te interpreteren. Zodoende is een goede afstemming met de projectmanager over de verschillende activiteiten essentieel. Het weergeven van een activiteit die uit veel subactiviteiten bestaat in een aparte Gantt Chart biedt hier mogelijk uitkomst. Het succes van een Gantt Chart hangt namelijk af van hoe goed je het project lineair kan weergeven, van begin tot eind. 

Naast het zorgvuldig plannen en visualiseren van de Gantt Chart speelt het monitoren van projecten ook een grote rol op de invulling van de Gantt Chart. Projecten zijn veranderlijk van aard. Hierdoor zal vaak moeten worden bijgestuurd. De projectmanager zal de Gantt Chart dan ook regelmatig moeten aanpassen aan de nieuwe planning. Planningssoftware biedt hier de uitkomst.

Vond je dit artikel interessant of heb je nog vragen? Plaats een reactie hieronder.

Bronvermelding

Grit, R. (2019). Projectmanagement (8ste ed.). Noordhoff.

Citeer dit artikel
Eelants, M. (2021, 24 juni). Gantt Chart voor het plannen van activiteiten. Gedragvandeconsument.nl. Geraadpleegd van https://gedragvandeconsument.nl/gantt-chart/